Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website und – soweit nicht abweichend vereinbart – im Rahmen der KI-Plattform Cortexion ist:

Cortexion GmbH
Vitalisstraße 67
50827 Köln, Deutschland
Telefon: +49 221 500 00 00
E-Mail: datenschutz@cortexion.ai

Für alle Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter datenschutz@cortexion.ai oder postalisch unter der oben genannten Anschrift mit dem Zusatz „Datenschutz".

Ein Hinweis vorab: Nutzen Unternehmen die Cortexion-Plattform für ihre eigenen Inhalte und Daten, sind sie für diese Daten selbst Verantwortliche im Sinne der DSGVO. Wir verarbeiten diese Daten dann als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO (siehe Abschnitt 11).

2. Überblick und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für den Betrieb dieser Website, die Beantwortung Ihrer Anfragen, die Bereitstellung unserer Leistungen oder die Erfüllung rechtlicher Pflichten erforderlich ist. Je nach Vorgang stützen wir die Verarbeitung auf folgende Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Ihre Einwilligung, etwa beim Newsletter oder bei optionaler Web-Analyse; die Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen;
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Anbahnung oder Erfüllung eines Vertrags, etwa bei Demo-Anfragen, Website-Entwürfen, der Anmeldung für einen Arbeitsbereich und der Nutzung der Plattform;
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – rechtliche Verpflichtungen, etwa handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten;
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – unser berechtigtes Interesse an einem sicheren, stabilen Betrieb der Website, an der Abwehr von Missbrauch und an einer datensparsamen Reichweitenmessung.

Zur Erbringung unserer Leistungen setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein – etwa in den Bereichen Hosting und IT-Infrastruktur, E-Mail-Versand, Analyse, Zahlungsabwicklung und Kommunikation. Soweit diese Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, geschieht dies auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen nach Art. 28 DSGVO.

3. Hosting und Server-Logfiles

Diese Website wird in einem Rechenzentrum in Deutschland betrieben. Mit unseren Hosting-Dienstleistern haben wir Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen; eine Verarbeitung findet ausschließlich nach unserer Weisung statt.

Beim Aufruf unserer Seiten erfasst der Webserver automatisch technisch notwendige Zugriffsdaten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, HTTP-Statuscode, Referrer-URL sowie Browser und Betriebssystem. Diese Daten dienen der Auslieferung der Website, der Fehleranalyse und der Abwehr von Angriffen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Logfiles werden in regelmäßigen Abständen gelöscht, sobald sie für diese Zwecke nicht mehr erforderlich sind.

4. Cookies und lokale Speicherung

Unsere Website verwendet technisch notwendige Cookies und vergleichbare Speichertechnologien. Sie dienen insbesondere dazu, unsere Formulare vor missbräuchlicher Nutzung zu schützen (etwa CSRF-Schutz und Begrenzung automatisierter Anfragen), sitzungsbezogene Einstellungen bereitzuhalten und Ihre Entscheidung im Cookie-Hinweis zu speichern, damit wir Sie nicht bei jedem Besuch erneut fragen müssen.

Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Technisch nicht notwendige Cookies – etwa für Analyse oder Marketing – setzen wir nur ein, wenn Sie zuvor über unser Cookie-Banner ausdrücklich eingewilligt haben (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ihre Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen, indem Sie die lokal gespeicherte Auswahl in Ihrem Browser löschen und im erneut erscheinenden Banner „Nur essenzielle" wählen.

5. Reichweitenmessung und Web-Analyse

Zur Verbesserung unseres Angebots werten wir Besuche auf dieser Website derzeit mit einer cookielosen, serverseitigen Statistik aus. Dabei werden aufgerufene Seiten, Herkunftsquellen, Gerätetypen und Länder in aggregierter Form gezählt, ohne besucherübergreifende Profile zu bilden. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer datensparsamen Reichweitenmessung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Sofern wir darüber hinaus Analyse- oder Marketing-Werkzeuge einsetzen (etwa Matomo oder vergleichbare Dienste), konfigurieren wir diese datenschutzfreundlich und setzen sie, soweit gesetzlich erforderlich, erst ein, nachdem Sie über unser Cookie-Banner eingewilligt haben (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

6. Kontakt-, Demo- und Beratungsanfragen

Wenn Sie uns über eines unserer Formulare kontaktieren – Kontaktformular, Demo- und Beratungsanfrage oder Partner-Bewerbung – verarbeiten wir die von Ihnen eingetragenen Angaben. Je nach Formular sind das: Name, Unternehmen, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Postanschrift, Auswahlfelder wie Teamgröße oder Partnerprogramm sowie Ihre Freitext-Nachricht. Zum Schutz vor automatisierten Anfragen erfassen wir zusätzlich den Zeitpunkt der Absendung, Ihre IP-Adresse und die Browserkennung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Die Angaben werden verschlüsselt übertragen, in unserer Datenbank gespeichert und zur Bearbeitung per E-Mail an die zuständigen Mitarbeitenden weitergeleitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung oder Erfüllung eines Vertrags). Wir löschen die Daten in der Regel, sobald der Vorgang abgeschlossen ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

7. Websitebuilder: Entwurf, Relaunch und KI-Auftrag

Über die Startfelder des Websitebuilders können Sie einen kostenlosen Website-Entwurf anfordern. Dabei verarbeiten wir – je nach gewähltem Weg – Ihre E-Mail-Adresse, die Adresse der Website, für die Sie einen Relaunch wünschen, beziehungsweise Ihre Freitext-Beschreibung der gewünschten neuen Website. Beachten Sie bitte, dass Freitexte nur die Angaben enthalten sollten, die für Ihren Auftrag nötig sind.

Ihre Angaben werden gespeichert, an unser Team weitergeleitet und für die Erstellung des ersten Entwurfs verwendet; den fertigen Entwurf senden wir Ihnen per E-Mail zu. Nennen Sie uns eine bestehende Website, rufen wir deren öffentlich zugängliche Inhalte zur Vorbereitung des Entwurfs ab. Zur Erstellung des Entwurfs können Ihre Angaben an die in Abschnitt 11 beschriebenen KI-Modelle übermittelt werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahme auf Ihre Anfrage). Kommt kein Vertrag zustande, löschen wir die Daten in regelmäßigen Abständen, sobald sie für den Vorgang nicht mehr erforderlich sind.

8. Newsletter

Für unseren Newsletter verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse (und, sofern angegeben, Ihren Namen) auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Zum Nachweis der Anmeldung protokollieren wir den Zeitpunkt der Anmeldung. Sie können den Newsletter jederzeit abbestellen – über den Hinweis in jeder Ausgabe oder formlos per E-Mail an datenschutz@cortexion.ai. Nach dem Widerruf entfernen wir Ihre Adresse umgehend aus dem Verteiler.

9. Anmeldung für einen Cortexion-Arbeitsbereich

Bei der kostenlosen Anmeldung verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse, Ihren Unternehmensnamen sowie – sofern Sie diese angeben – Ihre Telefonnummer und die Größe Ihres Teams. Ein Konto wird dabei nicht automatisch erzeugt: Wir prüfen Ihre Anmeldung, richten den Arbeitsbereich manuell ein und senden Ihnen die Zugangsdaten an die angegebene E-Mail-Adresse. Zeitpunkt der Anmeldung, IP-Adresse und Browserkennung protokollieren wir zur Abwehr von missbräuchlichen Eingaben.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und des Nutzungsvertrags) sowie unser berechtigtes Interesse an sicherem Betrieb nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Anmeldedaten speichern wir für die Dauer der Kontonutzung; kommt kein Arbeitsbereich zustande, löschen wir sie spätestens nach sechs Monaten, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

10. E-Mail-Versand

Für den Versand von Bestätigungs-, Benachrichtigungs- und Newsletter-E-Mails setzen wir einen technischen E-Mail-Versanddienst ein. Dieser verarbeitet die Empfängeradresse und den Inhalt der jeweiligen Nachricht ausschließlich zum Zweck der Zustellung, in unserem Auftrag und auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO. Eine Nutzung der Daten für eigene Zwecke des Dienstleisters findet nicht statt.

11. Nutzung der Cortexion-Plattform und KI-Modelle

Cortexion ist eine in Deutschland gehostete KI-Plattform für Unternehmen. Wenn Sie die Plattform nutzen, verarbeiten wir die Inhalte, die Sie oder Ihre Anwender eingeben oder hochladen („Vertragsdaten"), ausschließlich zur Erbringung des Dienstes – auf Grundlage des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) beziehungsweise, bei Unternehmenskunden, als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO auf Grundlage des mit dem Kunden geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrags.

Dabei gelten folgende Grundsätze:

• Übermittlung an KI-Modelle: Ihre Eingaben werden zur Beantwortung an die von Ihnen beziehungsweise Ihrem Unternehmen ausgewählten Sprachmodelle übermittelt. Als Modellanbieter kommen insbesondere Anbieter wie Anthropic, OpenAI, Google oder Microsoft (Azure OpenAI) sowie in der EU gehostete Modelle in Betracht – welche Modelle verfügbar sind und wo sie betrieben werden, legt die jeweilige Konfiguration fest.
• Kein Training: Wir verwenden Ihre Inhalte nicht zum Training von KI-Modellen und setzen Modellanbieter nur auf Grundlage vertraglicher Vereinbarungen ein, die auch diesen eine solche Verwendung untersagen (Zero-Retention-Konfiguration, soweit verfügbar).
• Auftragsverarbeitung: Mit allen eingesetzten Unterauftragsverarbeitern bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO; eine aktuelle Liste stellen wir unseren Kunden auf Anfrage oder im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrags bereit.
• Telemetrie: Zur Sicherstellung und Verbesserung des Betriebs werten wir ausschließlich anonymisierte beziehungsweise aggregierte Nutzungsdaten aus, die keine Vertragsdaten oder personenbezogenen Daten enthalten.

12. Integrationen und angebundene Drittdienste

Unsere Kunden können über die Plattform eigene Systeme anbinden – etwa E-Mail-Postfächer, Kalender, Ticketsysteme, Projektmanagement-, Buchhaltungs- oder Analyse-Werkzeuge (z. B. Microsoft 365, Jira, MOCO, easybill oder Matomo). Die Anbindung erfolgt ausschließlich auf Veranlassung des jeweiligen Kunden und mit dessen Zugangsdaten; Daten fließen nur in dem Umfang, den der Kunde durch die Anbindung und die erteilten Berechtigungen festlegt. Für die Verarbeitung in den angebundenen Drittdiensten gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters; verantwortlich für die Auswahl und Anbindung ist der Kunde. Wir übermitteln keine Daten eigenmächtig an Drittdienste.

13. Zahlungsabwicklung

Bei kostenpflichtigen Plänen verarbeiten wir die für die Abrechnung erforderlichen Daten (Vertrags- und Rechnungsdaten) auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO. Rechnungsrelevante Unterlagen bewahren wir entsprechend den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen auf.

Für die Buchung eines Websitebuilder-Tarifs setzen wir als Zahlungsdienstleister Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland ein. Wenn Sie auf der Preisseite oder auf der Websitebuilder-Seite eine Stufe auswählen, erzeugt unser Server eine Bezahl-Sitzung bei Stripe und leitet Sie auf die Bezahlseite von Stripe weiter. Alle Zahlungsdaten — insbesondere Kartendaten — geben Sie ausschließlich dort ein; wir erhalten und speichern diese Daten nicht. Stripe verarbeitet dabei die von Ihnen eingegebenen Angaben (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsanschrift, Zahlungsmittel) sowie technische Daten wie IP-Adresse und Geräteinformationen, auch zur Betrugsvermeidung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sichere Abwicklung). Eine Übermittlung in Drittländer stützt Stripe auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Einzelheiten finden Sie in der Datenschutzerklärung von Stripe unter stripe.com/de/privacy.

14. Termin- und Videokonferenz-Tools

Für Demo-Termine und Beratungsgespräche nutzen wir gegebenenfalls Termin- und Videokonferenz-Dienste (etwa Microsoft Teams). Dabei werden Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, der Termin sowie – während des Gesprächs – Audio- und Videodaten verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Aufzeichnungen finden nur statt, wenn alle Teilnehmenden vorab zugestimmt haben. Für die Verarbeitung durch den jeweiligen Konferenzdienst gelten ergänzend dessen Datenschutzhinweise.

15. Eingebundene Inhalte und externe Links

Diese Website lädt Schriften, Skripte und Bilder derzeit von unseren eigenen Servern; beim bloßen Besuch unserer Seiten fließen daher grundsätzlich keine Daten an Drittanbieter. Sollten wir künftig einzelne Inhalte von Drittanbietern einbinden (etwa Karten-, Video- oder andere Mediendienste), geschieht dies datenschutzfreundlich und, soweit gesetzlich erforderlich, erst nach Ihrer Einwilligung. Unsere Seiten enthalten Links zu externen Websites – folgen Sie einem solchen Link, gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters.

16. Datenübermittlung in Drittländer

Wir verarbeiten Daten vorrangig in Deutschland und der Europäischen Union. Eine Übermittlung in Drittländer – insbesondere die USA – findet nur statt, soweit dies für die jeweilige Leistung erforderlich ist, etwa wenn Sie oder Ihr Unternehmen ein KI-Modell eines US-Anbieters auswählen oder ein entsprechender Drittdienst angebunden wird. In diesen Fällen stellen wir ein angemessenes Datenschutzniveau sicher: durch einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (etwa das EU-U.S. Data Privacy Framework bei zertifizierten Anbietern) oder durch EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO, ergänzt um zusätzliche Schutzmaßnahmen, wo erforderlich.

17. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Im Überblick:

• Server-Logfiles: in regelmäßigen Abständen, sobald sie nicht mehr erforderlich sind;
• Formular- und Kontaktanfragen: in der Regel nach Abschluss des Vorgangs;
• Website-Entwurfsanfragen ohne Vertragsschluss: in regelmäßigen Abständen;
• Newsletter-Daten: bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung;
• Kontodaten: für die Dauer der Kontonutzung;
• Vertrags- und Rechnungsdaten: nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Nach Wegfall des jeweiligen Zwecks beziehungsweise nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen werden die Daten in regelmäßigen Abständen gelöscht oder anonymisiert.

18. Datensicherheit

Alle Seiten und Formulare dieser Website werden über TLS verschlüsselt übertragen. Darüber hinaus treffen wir technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, um Ihre Daten gegen Verlust, Missbrauch und unberechtigten Zugriff zu schützen – unter anderem Zugriffsbeschränkungen nach dem Need-to-know-Prinzip, getrennte Systemumgebungen, Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse und regelmäßige Sicherungen. Die Maßnahmen werden fortlaufend an den Stand der Technik angepasst.

19. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung mit rechtlicher Wirkung Ihnen gegenüber im Sinne von Art. 22 DSGVO findet grundsätzlich weder auf dieser Website noch in der Plattform statt. Ergebnisse der KI-Modelle sind Arbeitshilfen; Entscheidungen mit Wirkung für Betroffene treffen grundsätzlich Menschen. Sollten wir in Zukunft in Einzelfällen automatisierte Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO einsetzen, informieren wir Sie hierüber gesondert im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.

20. Ihre Rechte

Als betroffene Person haben Sie gegenüber uns folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft über die verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO),
• Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten, können Sie der Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Nachricht an datenschutz@cortexion.ai.

21. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, www.ldi.nrw.de. Sie können sich auch an die Aufsichtsbehörde Ihres Wohnorts wenden.

22. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Leistungen, die eingesetzten Dienstleister oder die rechtlichen Anforderungen ändern. Es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung; das Datum des Stands finden Sie am Seitenanfang.