Berechtigungsmanagement

Alles integriert. Trotzdem nicht für jeden sichtbar.

Wenn HR, Buchhaltung, Vertrieb, Support und Marketing auf derselben Plattform arbeiten, darf nicht jeder Mitarbeiter alles sehen, fragen oder ändern. Cortexion bringt rollenbasierte Rechte, attributbasierte Policies und Audit-Logs auf jeder Ebene mit – Workspace, App, Assistent, Wissensquelle, einzelnes Dokument.

Live-Demo anfragen So funktioniert es technisch

Anmeldung über Google- oder Microsoft-Konto · Zwei-Faktor-Authentisierung · frei definierbare Rollen

Auf den Punkt

Wie regelt Cortexion, wer was sehen und tun darf?

Rechte gelten in Cortexion auf jeder Ebene: Arbeitsbereich, App, Assistent, Wissensquelle und einzelnes Dokument. Rollenbasierte Rechte, ABAC-Policies, OAuth-Scopes und Audit-Logs bestimmen, wer etwas sehen, fragen oder ändern darf — auch dann, wenn alle Systeme miteinander verbunden sind.

Ebenen: Workspace, App, Assistent, Wissen, Dokument
Modelle: Rollen und attributbasierte Regeln (ABAC)
Anmeldung: Google- oder Microsoft-Konto mit Zwei-Faktor-Authentisierung
Nachweis: Audit-Logs über jede Aktion

Warum das wichtig ist

„Alle sehen alles" ist keine Option.

Sobald KI Zugriff auf reale Unternehmenssysteme bekommt, wird Rechtemanagement zur Pflicht – nicht zur Kür.

Datenschutz & Compliance

DSGVO, Betriebsratsvereinbarungen, branchenspezifische Auflagen – verlangen das Need-to-know-Prinzip.

Schutz vor Versehen

Auch ehrliche Mitarbeiter klicken auf den falschen Button. Rechte verhindern, dass Praktikantinnen aus Versehen die Lohnliste exportieren.

KI versteht „darf nicht"

Ein Assistent ohne Rechtefilter halluziniert Antworten aus Daten, die der Fragende nie sehen dürfte. Rechte werden zur Pflichtleitplanke.

Externe & Partner

Freelancer, Agenturen, Steuerberater brauchen Zugriff – aber nur auf den Ausschnitt, der sie betrifft. Befristet, gefiltert, nachvollziehbar.

Audit-Pflicht

Wirtschaftsprüfer und Konzernrevision verlangen lückenlose Protokolle: Wer hat wann was angefragt, gesehen, geändert.

Mandantentrennung

Agenturen und Beratungen arbeiten an mehreren Kunden parallel – Daten dürfen niemals zwischen Mandanten leaken.

Das 5-Schichten-Modell

Rechte auf jeder Ebene – nicht nur an der Tür.

Klassische Tools regeln nur den Login. Cortexion prüft Rechte zusätzlich bei jedem Klick, jeder Frage und jedem Tool-Aufruf – fünf Schichten tief.

Workspace

Wer ist überhaupt im System?

Die äußerste Schicht. Definiert, wer Mitglied der Organisation ist und in welchem Tenant. Die Anmeldung läuft über das Google- oder Microsoft-Konto der Person, abgesichert mit Zwei-Faktor-Authentisierung.

Anmeldung per Google- oder Microsoft-Konto
Zwei-Faktor-Authentisierung per Authenticator-App
IP-Allowlist für Konzern-Netze
Mandanten-Trennung für Agenturen

App (Modul)

Welche Apps darf die Person nutzen?

Die Buchhaltung braucht E-Mail-App und Excel-Experten, nicht aber Website-Builder oder Marketing-Dashboards. Pro App definieren Sie, wer Owner, Editor oder Viewer ist – oder gar keinen Zugriff hat.

HR sieht nur die HR-Apps
Praktikantinnen kein Zugriff auf Lohn-Daten
Externer Agentur-Account nur Website-Builder
Buchhaltung kein Zugriff auf Vertriebsdashboards

Assistent

Welche digitalen Mitarbeiter darf sie ansprechen?

Innerhalb des KI-Chats darf nicht jeder mit jedem Assistenten reden. Der „HR-Assistent" mit Zugriff auf Personalakten ist nur für HR. Der „Steuer-Assistent" mit DATEV-Anbindung nur für Buchhaltung.

Rollen pro Assistent: Nutzer, Bearbeiter, Owner
Sichtbarkeit: privat · team · workspace
Freigabe-Prozesse für sensible Aktionen
Sperrliste verbotener Themen pro Assistent

Wissensquelle

Auf welches Wissen greift die KI in ihrem Namen zu?

Selbst wenn jemand mit einem Assistenten reden darf – die Wissensdatenbank dahinter wird zur Anfragezeit gefiltert. Der Assistent „sieht" nur Dokumente, für die der fragende Nutzer auch außerhalb der KI Leserechte hätte.

Per-Document ACLs werden zur Query-Time geprüft
Vector-Search erst auf erlaubter Subset-Menge
Geheimhaltungsstufen: öffentlich · intern · vertraulich · streng vertraulich
Ablaufdatum pro Dokument (z. B. Angebote nach 90 Tagen automatisch revoked)

Aktion & Integration

Was darf die KI in fremden Systemen tatsächlich tun?

Die feinste Ebene. Ein Vertriebs-Assistent darf vielleicht Leads im CRM lesen und neu anlegen – aber nicht löschen. Eine Buchhaltungs-Routine darf Belege in DATEV importieren – aber niemals Stammdaten ändern. Per OAuth-Scopes und Aktions-Whitelists.

OAuth-Scopes pro Integration einzeln vergeben
Aktions-Whitelist je Assistent (read / create / update / delete)
Approval-Pflicht für Geld-relevante Aktionen
Rate-Limits pro Nutzer und Aktion

Rollenmodell

Sechs Standard-Rollen. Beliebig viele eigene.

Die Standard-Rollen decken 90 % der Fälle ab. Für den Rest bauen Sie eigene Rollen mit exakt den Aktionen, die Sie brauchen.

Rolle	Sehen	Fragen	Bearbeiten	Veröffentlichen	Verwalten
Owner Volle Kontrolle über den Workspace. Rechnungsempfänger. Kann andere Owner ernennen.	✓	✓	✓	✓	✓
Admin Verwaltet Nutzer, Rollen, SSO, Audit-Logs – alles außer Abrechnung und Owner-Wechsel.	✓	✓	✓	✓	✓
Editor Erstellt und bearbeitet Inhalte, Assistenten, Automatisierungen. Kein Zugriff auf Nutzerverwaltung.	✓	✓	✓	✓	—
User Nutzt Apps und Assistenten produktiv. Erstellt eigene Chats und Dokumente.	✓	✓	✓	—	—
Viewer Nur-Lese-Zugriff. Sieht Inhalte und Ergebnisse, kann selbst keine Anfragen stellen.	✓	—	—	—	—
Guest Externer Zugriff auf einzelne Räume oder Dokumente. Befristet, IP-beschränkbar.	einzeln	einzeln	—	—	—

Custom Roles

Erstellen Sie eigene Rollen wie „Steuerberater extern", „Lohnbuchhalter:in", „Praktikant:in HR" – mit exakt den Aktionen, die diese Person braucht. Vererbung möglich.

Gruppen & Teams

Rechte werden meist nicht pro Person, sondern pro Team vergeben. Wer aus dem Team entfernt wird, verliert damit automatisch den Zugriff auf dessen Ressourcen.

So funktioniert es technisch

RBAC + ABAC + Policy-Engine.

Klingt nach Abkürzungen – ist aber die Industrie-Norm für moderne Zugriffssteuerung. Hier in fünf Bausteinen erklärt.

1. Identität – wer ist da?

Anmeldung über das Google- oder Microsoft-Konto Ihrer Mitarbeitenden. Cortexion speichert dabei keine Passwörter – die Authentifizierung passiert bei Google beziehungsweise Microsoft.

Zusätzlich abgesichert wird der Zugang durch Zwei-Faktor-Authentisierung per Authenticator-App — auf Admin-Rollen verpflichtend, für den gesamten Arbeitsbereich erzwingbar.

2. Rollen – was darf die Person grundsätzlich?

RBAC – Role-Based Access Control. Jede Person hat eine oder mehrere Rollen pro App. Eine Rolle ist ein Bündel aus Aktionen (read, create, update, delete, publish, approve).

Beispiel: Die Rolle „Marketing-Editor" darf in der App Websites Seiten erstellen und bearbeiten, aber nicht veröffentlichen – das tut nur der „Marketing-Publisher".

3. Policies – was darf die Person in diesem Moment?

ABAC – Attribute-Based Access Control. Die Policy-Engine prüft bei jeder Anfrage zusätzliche Attribute: Tageszeit, IP-Adresse, Gerätetyp, Geheimhaltungsstufe des Dokuments, Kostenstelle, Projektnummer.

Beispiel-Regel: „Lohndaten dürfen nur vom Firmennetz aus geöffnet werden, niemals am Wochenende, nur durch HR mit Zwei-Faktor-Login." Die Engine wertet das pro Klick aus – nicht pro Login.

4. Filter zur Anfragezeit – was sieht die KI?

Hier wird's entscheidend: Wenn ein Nutzer einen Assistenten etwas fragt, läuft die Vektorsuche in der Wissensdatenbank erst nach dem Rechtefilter. Das System sucht nicht in allen Dokumenten und blendet danach aus – es sucht von vornherein nur in der erlaubten Subset-Menge.

Konsequenz: Der Assistent kann nichts halluzinieren, was der Fragende nicht ohnehin lesen dürfte. Jedes Quellen-Zitat kommt aus einem Dokument, für das die Person Leserechte hat.

5. OAuth-Scopes für Aktionen in Fremdsystemen

Wenn eine Automatisierung z. B. in DATEV bucht oder in HubSpot einen Lead anlegt, läuft das über OAuth 2.0 mit Scopes. Cortexion fragt pro Integration nur die minimal nötigen Berechtigungen ab – crm.contacts:write ja, crm.contacts:delete nein.

Pro Assistent und Automatisierung definieren Sie eine Aktions-Whitelist. Was nicht auf der Liste steht, wird mit HTTP 403 abgelehnt – auch dann, wenn die KI „kreativ" wird.

6. Audit-Log – wer hat was getan?

Jede Aktion – Login, Frage an einen Assistenten, Dokumentöffnung, CRM-Schreibzugriff, Rollenänderung – landet in einem revisionssicheren Audit-Log. Mit Zeitstempel, Nutzer-ID, IP, App, Aktion, Ergebnis-Hash.

Exportierbar als JSON oder CSV, optional als Syslog-Stream in Ihr SIEM (Splunk, Elastic, Datadog). Aufbewahrungsdauer pro Workspace konfigurierbar – 90 Tage, 1 Jahr, 7 Jahre für regulierte Branchen.

Was passiert bei einer einzigen Frage?

Ablauf einer KI-Anfrage – sieben Prüfungen in unter 200 Millisekunden.

1
User – fragt den Assistenten „Wie viele unbezahlte Rechnungen haben wir noch?"
2
Identität – JWT-Token wird verifiziert – ist die Sitzung gültig, korrekt angemeldet, nicht widerrufen?
3
Rolle – Hat die Person Rolle User oder höher in der App Excel-Experte? Sonst HTTP 403.
4
Assistent – Darf sie mit dem Assistenten Buchhaltungs-Bot reden? Sichtbarkeit prüfen.
5
Policy – ABAC-Engine prüft: Uhrzeit, IP, MFA-Status, Geheimhaltungsstufe der Anfrage.
6
Wissen – Vector-Search wird auf erlaubte Dokumente reduziert – Rechnungsliste ja, Verträge nein.
7
Aktion – Assistent ruft DATEV-Read-API mit OAuth-Scope accounting.invoices:read auf.
8
Audit – Komplettes Log-Event geschrieben: User, Zeit, Assistent, Tool, Ergebnis-Hash – revisionssicher.

In der Praxis

Drei reale Szenarien.

Wie das 5-Schichten-Modell konkrete Berechtigungsfragen löst, die in jedem KMU vorkommen.

Praktikant:in Marketing

Darf

KI-Chat mit allgemeinem Assistenten
Website-Builder im Draft-Modus
Wissensquellen: Marketing-Wiki

Darf nicht

Personalakten und Lohndaten
Veröffentlichen von Website-Seiten
CRM-Aktionen (nur Lesen erlaubt)

Steuerberater:in extern

Darf

E-Mail-App – nur Buchhaltungs-Postfach
Excel-Experte für GuV-Auswertungen
DATEV-Read über Cortexion-Connector

Darf nicht

Vertrags- und Personalakten
Schreibzugriff auf Stammdaten
Alle anderen Postfächer und Chats

Vertriebsleiter:in

Darf

CRM-Vollzugriff (HubSpot)
Automatisierung „Angebot aus Lead-Daten"
Dashboards Vertrieb & Pipeline

Darf nicht

Buchhaltungs- und Lohnapps
Anlage neuer Nutzer (kein Admin)
Workspace-weite Branding-Änderungen

Audit & Compliance

Beweisbar für Revision und Prüfer.

Berechtigungen sind nur die halbe Miete – Revision will sehen, dass sie auch eingehalten wurden. Cortexion liefert lückenlose Protokolle, exportierbar wie und wohin Sie wollen.

Lückenloses Audit-Log: Login, Frage, Antwort-Hash, Tool-Aufruf, Rechteänderung
Export als JSON, CSV oder Syslog-Stream in Ihr SIEM
Aufbewahrungsdauer pro Workspace einstellbar: 90 Tage bis 7 Jahre
Revisionssicher: Append-only, mit Hash-Chain gegen Manipulation
DSGVO Art. 30 – Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten als Auto-Export
Berechtigungs-Reviews automatisierbar — Need-to-know dokumentiert
Quartals-Recertifications: Manager bestätigt Team-Zugriffe per Klick

Beispiel Audit-Event

{
  "event_id":     "evt_8f3a91c2",
  "timestamp":    "2026-05-29T14:32:18.241Z",
  "actor": {
    "user_id":    "usr_kf2h81",
    "email":      "lisa.m@nordwerk.de",
    "ip":         "82.140.x.x",
    "mfa":        true,
    "device":     "macOS · Safari"
  },
  "context": {
    "workspace":  "nordwerk-gmbh",
    "app":        "excel-experte",
    "assistant":  "buchhaltungs-bot"
  },
  "action":       "datev.invoices:read",
  "policy": {
    "rule":       "finance-readonly",
    "decision":   "allow",
    "scopes":     ["accounting.invoices:read"]
  },
  "result": {
    "status":     200,
    "result_hash":"sha256:b1a4…d72f",
    "rows":       47
  },
  "chain_prev":   "sha256:fa12…8c91"
}

Jedes Event ist über chain_prev mit dem vorigen verknüpft – eine nachträgliche Manipulation einzelner Einträge bricht die Kette und wird vom System sofort erkannt.

Fragen zu Ihrem konkreten Rechte- oder Compliance-Setup?

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